Wer die meisten Brücken hat, darüber herrscht wohl Uneinigkeit zwischen den großen Hafenstädten Europas. Was jedoch die Dokumentation angeht, liegt Hamburg mit Sicherheit ganz vorne: 50.000 Brückenpläne, Bestands- bzw. Revisionszeichnungen führt der Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer der Freien und Hansestadt Hamburg in seinen IT-Systemen – digitalisiert und umfänglich indexiert mit professioneller Unterstützung von MicroData.
Für den Großteil der rund 2.500 Hamburger Brückenbauwerke ist der Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer (LSBG) zuständig. Der Dokumentations-Service des LSBG beherbergt alle zu den Brücken gehörenden Konstruktionspläne, Zeichnungen und sonstigen Dokumente. Diese Pläne muss der Dokumentations-Service verschiedenen Nutzergruppen zur Verfügung stellen. Bis vor einiger Zeit war das nicht ohne Weiteres möglich, denn die Brückenpläne, Ordner und Akten lagen verteilt über die Stadt.
Der LSBG suchte deshalb einen Scandienstleister, der die Digitalisierung und Erschließung der Brückenpläne im Outsourcing übernehmen könnte, und entschied sich für die MicroData GmbH. Der Spezialist für Digitalisierung scannte zum einen den kompletten Planbestand aus dem Außenarchiv am Wallringtunnel und bearbeitete ihn. Im zweiten Teil des Projektes galt es, Tausende bereits digital vorliegende Pläne und Zeichnungen zu bearbeiten. Von den 33.500 Dokumenten auf dem lokalen Verzeichnis stellte der LSBG MicroData auf einer externen Festplatte 28.000 zur Inhaltserschließung und Indexierung zur Verfügung, den Rest bearbeitete der LSBG selbst.
„Der Druck unserer Kollegen aus den produzierenden Bereichen, ganz speziell der konstruktiven Ingenieurbauwerke, war früher groß“, erzählt Martina Eckstein, Sachgebietsleiterin der Dokumentation am LSBG, „als Zuständige für die Grundinstandsetzung der Bauwerke müssen sie ständig auf die Bauunterlagen zugreifen können. Früher war das Zusammensuchen sehr zeitintensiv – heute können sie jeden einzelnen Plan in der Datenbank direkt von ihrem Arbeitsplatz einsehen. Ohne die Unterstützung durch MicroData hätten wir ihnen diesen Service niemals so schnell bieten können, dazu war die Masse der Originalpläne und unerschlossenen Dokumente einfach viel zu groß.“
Schätzungsweise 2.500 Brückenbauwerke gibt es in Hamburg. Einen Teil davon verwaltet die Hamburg Port Authority (HPA), weitere liegen in der Zuständigkeit der Bahnunternehmen Deutsche Bahn, Hamburger Hochbahn und AKN, andere sind in Bezirkshand. Für den Großteil der Bauwerke ist jedoch der Landesbetrieb Straßen, Brücken und Gewässer (LSBG) zuständig. Der Dokumentations-Service des LSBG beherbergt alle zu den Brücken gehörenden Konstruktionspläne, Zeichnungen und sonstigen Papierdokumente. Die meisten Bauwerke zählen zwischen zehn und dreihundert Pläne. Es können aber auch schon mal knapp 3.000 sein, wie bei der Hochstraße Elbmarsch, südlich vor dem Neuen Elbtunnel gelegen, Teil der A 7 und mit 4.258 Metern die längste Straßenbrücke Deutschlands.
Zentrale Einsichtnahme war vor Aktenscan nicht möglich
Diese Pläne muss der Dokumentations-Service verschiedenen Nutzergruppen zur Verfügung stellen. Allen voran den eigenen Mitarbeitern vom Geschäftsbereich Betriebe, die für die Brückenprüfung zuständig sind. Im Sanierungsfall müssen sie, wie auch externe Ingenieurbüros, in alle Unterlagen Einsicht nehmen können. Auch Historiker oder Studenten ersuchen öfters um Einsicht in den Planbestand. Bis zum Jahr 2012 war das nicht ohne Weiteres möglich, denn die Brückenpläne lagen verteilt über die Stadt: Es gab einen Bestand an 8.200 Plänen, verstaut in 15 Stahlschränken in einem Außenarchiv am Wallringtunnel. 33.500 Pläne lagen bereits digitalisiert, aber ansonsten unbearbeitet, auf einem lokalen File-Server am Standort Hammerbrookstraße, weitere 8.000 standen inhaltlich erschlossen im Dokumentenmanagementsystem ELDORADO zur Verfügung, das die Hansestadt flächendeckend einsetzt.
Digitalisierung und inhaltliche Erschließung durch Texterkennung
„Wir wollten diese verteilte Ablage ablösen“, erklärt Martina Eckstein, Sachgebietsleiterin der Dokumentation am LSBG, „alle Pläne sollten künftig kategorisiert, inhaltlich erschlossen und einheitlich über ELDORADO zur Verfügung stehen. Anlass des Projektes waren anstehende Sanierungsarbeiten im Papierarchiv Wallringtunnel, es musste also geräumt werden. Der LSBG suchte deshalb einen Scandienstleister, der die Digitalisierung und Erschließung der Brückenpläne im Outsourcing übernehmen könnte. Im August 2012 vergab sie den Auftrag an MicroData. Martina Eckstein: „Es war unser erstes Projekt mit diesem Dienstleister. Natürlich ist auch die räumliche Nähe von Vorteil, aber entscheidend war, dass MicroData das beste Preis-Leistungsverhältnis bot und unsere umfänglichen Leistungsanforderungen an einen Scanservice optimal abdecken konnte.“
Dazu zählte auch das kunstvolle Umschiffen kleiner Schwierigkeiten, die sich in einem Projekt dieser Größenordnung unvermeidlich einstellen, z.B. wenn etwa der MicroData-Kurier bei Abholfahrten zum Wallringtunnel-Archiv jedes Mal aufwändig den Schlüssel beim Bezirksamt abholen musste, da der Fußgängertunnel aufgrund der Sanierungsarbeiten permanent durch Rolltore abgesperrt ist.
Scanservice mit besonderen Anforderungen
Bis Ende 2012 mussten die Archivräume besenrein und alle Arbeiten erledigt sein. Genau so kam es dann auch. Zwischen September und Dezember 2012 scannte MicroData den kompletten Planbestand aus dem Außenarchiv am Wallringtunnel und bearbeitete ihn. Die meisten Zeichnungen lagerten dort Jahre über an Aufhängern. Diese erzeugten beim Scan einen schwarzen Abdruck, den die Digitalisierungsspezialisten nachträglich herausschneiden mussten. Die Originalpläne führte MicroData anschließend der fachgerechten Vernichtung bzw. in Teilen einer Einlagerung zu.
28.000 digitale Pläne waren zu bearbeiten
Die Digitalisierung, Indexierung und Aufbereitung der Bestandszeichnungen zur Übertragung in ELDORADO war nur der erste Schritt; im zweiten Teil des Projektes galt es, Tausende bereits digital vorliegende Pläne und Zeichnungen auf die gleiche Art und Weise zu bearbeiten. Von den 33.500 Dokumenten auf dem lokalen Verzeichnis stellte der LSBG MicroData auf einer externen Festplatte 28.000 zur Inhaltserschließung und Indexierung zur Verfügung, den Rest bearbeitete der LSBG selbst.
Nach einem im LSBG abgestimmten Erschließungskonzept erstellte MicroData für jeden Plan eine xml-Datei, in welcher sieben Kategorien festgelegt wurden, unter denen er in der ELDORADO-Datenbank abgelegt und später danach auch recherchierbar sein sollte: Datum, Betreff (interne Bauwerksnummer, Bauwerksname, Baumaßnahme u. Planinhalt), Aktenzeichen, Bezug, Absender, Dokumentenart und Papierform. Diese Informationen übertrug MicroData aus dem Planspiegel, dem \"Inhaltsverzeichnis\" einer Zeichnung , manuell in die Kategorien. Etliche der digitalen Dokumente waren dabei vom Scan her so schlecht, dass der Planspiegel gar nicht lesbar war. Hier musste dann zusätzlich nachbearbeitet werden. Einige Informationen, wie das Aktenzeichen, hatte das LSBG-Team dem Scandienstleister zuvor per Excel-Tabelle übergeben, hier übertrug MicroData die Zeichen automatisiert durch ein eigenes Programm aus Excel in die xml-Dateien.
Abstimmung der Informationslogistik
Die fertigen xml-Dateien erhielt der LSBG schubweise in Produktionschargen per CD. Martina Eckstein übermittelte sie nach stichprobenartiger Prüfung an den IT-Dienstleister Dataport, der sie in das ELDORADO-System einspielte. Der übliche Weg der inhaltlichen Erschließung über eine Indexierungsmaske war hier nicht möglich, da MicroData keinen Zugriff auf die Systeme beim LSBG erhalten durfte. Hierfür war während der gesamten Projektdauer eine enge Abstimmung zwischen MicroData, Dataport, dem ELDORADO-Hersteller Future Software GmbH und dem Projektteam beim LSBG notwendig. Schnittstellen mussten definiert werden, es galt die gesamte Informationslogistik abzustimmen. Während der ganzen Zeit musste MicroData auch aus den aktuell in der Erschließung befindlichen Dateien immer wieder historische Originalpläne aussortieren und dem Hamburger Staatsarchiv zur Verfügung stellen, wenn diese als archivierungswürdig eingestuft wurden.
„Der Druck unserer Kollegen aus den produzierenden Bereichen, ganz speziell der konstruktiven Ingenieurbauwerke, war früher groß“, erzählt Martina Eckstein, „als Zuständige für die Grundinstandsetzung der Bauwerke müssen sie ständig auf die Bauunterlagen zugreifen können. Früher war das Zusammensuchen sehr zeitintensiv – heute können sie jeden einzelnen Plan in der Datenbank direkt von ihrem Arbeitsplatz einsehen. Ohne die Unterstützung durch MicroData hätten wir ihnen diesen Service niemals so schnell bieten können, dazu war die Masse der Originalpläne und unerschlossenen Dokumente einfach viel zu groß.“
