Die Deutsche Fernsehlotterie ist die traditionsreichste Soziallotterie Deutschlands. Von 1956 bis heute erzielte sie einen karitativen Zweckertrag von über 1,95 Milliarden Euro und konnte damit durch ihre zugehörige Stiftung, das Deutsche Hilfswerk, mehr als 9.000 Projekte fördern. Das Hamburger Unternehmen geht mit der Zeit und ist momentan mitten in einem Digitalisierungsprozess. Neue Zielgruppen werden über Social-Media-Kanäle angesprochen, via App oder Online-Kundenkonto können sie an den Ziehungen teilnehmen. Gleichzeitig gibt es eine Stammklientel, die auf ihre gewohnten Papierlose nicht verzichten möchte. Deren Erfassung übernimmt für die Deutsche Fernsehlotterie die MicroData GmbH.
Sofortrente oder nicht, darüber entscheidet bei der Deutschen Fernsehlotterie nur die richtige Abfolge einiger Ziffern. Deshalb wollen diese auch schnell und vor allem richtig vom Losschein ausgelesen und in die nachfolgenden Buchungssysteme eingegeben werden. Immer mehr Loseinsendungen erreichen das Unternehmen heute auf digitalem Weg. Die darin enthaltenen Informationen liegen damit sofort in den weiterverarbeitenden IT-Systemen der Lotterie vor. Aber auch die klassischen Papierlose sind noch längst nicht ausgestorben. Um sie schnell zu erfassen, vertraut das gemeinnützige Unternehmen seit 2004 auf die Leistungsfähigkeit der MicroData GmbH, welche die Mega- und Jahres-Lose für das Unternehmen scannt.
„Für MicroData als Scandienstleister haben wir uns unter anderem entschieden, weil das Unternehmen von der Handelskammer Hamburg eine der besten Empfehlungen bekommen hatte“, so Daniel Kroll, Pressesprecher der Deutschen Fernsehlotterie gGmbH. An MicroData hat das Unternehmen im Laufe der Jahre vor allem deren Flexibilität in der Bearbeitung schätzen gelernt. Ob Mega-Los oder Jahres-Los – die Scanfachleute können jedes Los in jedem beliebigen Format verarbeiten. Als Outsourcing-Dienstleister erhält MicroData von der Soziallotterie außerdem wichtige Kundendaten, aus welchen anschließend Bankgeschäfte generiert werden. Entsprechend groß muss das Vertrauen in den Dienstleister sein – und die Garantie, dass dessen Verarbeitungsprozesse höchsten Sicherheitsanforderungen genügen.
Keine aufwändige Recherche mehr in Millionen Papierlosen
Für das Aufnehmen der aktuellen Bestellungen, die Verwaltung von Spielerdaten und das Erteilen von Auskünften aller Art ist bei der Fernsehlotterie die Abteilung Mitspielerservice zuständig. „Am stärksten ist der Andrang bei den beworbenen Sonderverlosungen im Frühling, Herbst und zu Weihnachten“, berichtet Abteilungsleiter Tobias Brandt. 2018 trafen hier gut 56.000 Lose ein. Sie werden vorsortiert und an MicroData übermittelt, wo sie in Rekordgeschwindigkeit mit modernen Kodak-Scannern in digitale Form verwandelt werden.
Die ausgelesenen Informationen – Losnummer, Mitspielerdaten, Kontonummer – sowie das elektronische Image spielt MicroData anschließend direkt in das Datenbanksystem der Deutschen Fernsehlotterie ein. MicroData-Geschäftsführer Martin Krogmann: „Wir scannen, erfassen und archivieren für die Fernsehlotterie heute postalische Lose, wie sie in den Banken und Sparkassen ausliegen. Dies ist eine klassische Datenerfassung von Formularen mit OCR-Unterstützung. Wichtig dabei ist die Datenqualität und Plausibilitätsprüfung der Response-Elemente, da aus den Adressdaten und der Bankverbindung eine Lastschrift generiert wird.“
Schnellere Spielteilnahme und besserer Service durch digitale Erfassung bei MicroData
Durch die Digitalisierung der Scheine liegen alle Losinformationen in elektronischer Form vor und können per Mausklick eingesehen werden. „Wir erhalten die Bestellergebnisse eher und können Einsätze schneller abbuchen. Im eigenen Haus hätten wir auch gar nicht die entsprechende Technik für eine Digitalisierung in diesem Stil“, sagt Tobias Brandt. Jeden Vorgang können die Kolleginnen und Kollegen sofort digital aufrufen, einsehen und ändern, dazu genügt ein Blick in das Datenbanksystem. In dieses transferiert MicroData die Kundendaten und digitalisierten Lose und dort haben die Beschäftigten im Mitspielerservice nun unmittelbaren Zugang auf alle Spielerinformationen. Aus dem Datenbanksystem heraus wird auch das Lastschrifteinzugsverfahren angestoßen – wichtig für die Mitspieler, denn nur wer sein Los bezahlt hat, nimmt auch an der Ziehung teil.
Daniel Kroll: „Die Unterstützung von MicroData sorgt dafür, dass trotz unserer verstärkt digitalen Kundenkommunikation auch traditionell agierende Mitspielerinnen und Mitspieler ohne Verzögerung in unsere elektronischen Prozesse eingebunden werden und dass diese rechtzeitig an allen Ziehungen teilnehmen können. Wir werden schneller und agiler.“
So bewältigt die Deutsche Fernsehlotterie erfolgreich den Spagat zwischen Tradition und Moderne. Ganz aussterben wird der traditionelle Loszettel ohnehin kaum. Nicht zuletzt bei großen Events und PR-Aktionen, wo es eines haptischen Loses bedarf, das die Menschen vor Ort erwerben.
