Allianz SE, Siemens AG, Deutsche Telekom AG oder die Deutsche Lufthansa AG – zahlreiche deutsche Großkonzerne lassen ihre Aktienregister von der ADEUS Aktienregister-Service-GmbH führen. Zur Hauptversammlungs-Saison im Frühjahr läuft die Korrespondenz mit den Aktionären auf Hochtouren. Bis zu 200.000 Anmeldungen und Aktionärsweisungen im Posteingang müssen dann binnen kürzester Zeit verarbeitet und an die nachfolgenden Systeme weitergegeben werden.
Aus dem elektronischen Aktienregister von ADEUS heraus werden im Vorfeld der Hauptversammlungen (HV) die Einladungen an alle Aktionäre der Emittenten verschickt, die ihre Aktienregister durch ADEUS führen lassen – derzeit noch der größere Teil auf dem Papierweg. Den Einladungen liegen neben begleitenden Unterlagen ein Freiumschlag sowie das HV-Anmeldeformular bei, auf welchem der Aktionär Eintrittskarten für sich oder Dritte bestellen und Vollmacht mit Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vergeben kann – teilweise bis zu 50 Formulareinträge, zu denen er seine Kreuzchen machen kann.
ADEUS steht bei allem in einem Spagat zwischen Individualität des Emittenten einerseits und strenger Standardisierung beim Formular sowie der Anpassung an die im Web zur Verfügung stehenden Formulare und Anmelde-Services. Das noch vorhandene Nebeneinander verschiedener Formulare stellt mithin die große Herausforderung für MicroData dar. Für die Erfassung dieser hochstrukturierten Formulare im Mengenversand bringt MicroData das notwendige Know-how mit. Hier kommt es auf präzise Texterkennung der Formulare und Datenextraktion an.
Tagesaktuell verarbeitet MicroData die Eingangspost; die hohe Skalierbarkeit der Postverarbeitung bei großen Mengen führt zu kurzen Durchlaufzeiten und schneller Vorgangsbearbeitung.
Erkennung hoch strukturierter Formulare
Björn Dobrzewski, Projektleiter für die HV-Phase bei ADEUS: „Bei MicroData hat uns insbesondere die große Flexibilität des Unternehmens überzeugt. Wir suchten einen Dienstleister, der uns proaktiv in der wichtigen HV-Saison unterstützt, der nicht an strengste Standardprozesse gebunden ist, sondern auch unerwartete Aufträge kurzfristig abarbeiten kann – Stärken, über die ein typisch mittelständisches Unternehmen wie MicroData verfügt.“ Entscheidend waren für ADEUS auch die Erfahrungen von MicroData auf dem Gebiet der Erkennung hoch strukturierter Formulare, die Präzision und Nachvollziehbarkeit, sowie auch die lückenlose Dokumentation der Prozesse, die MicroData bereits bei anderen Kunden eindrucksvoll unter Beweis gestellt hatte.
Aus dem elektronischen Aktienregister von ADEUS heraus werden im Vorfeld der Hauptversammlungen die Einladungen an alle Aktionäre der Emittenten verschickt, die ihre Aktienregister durch ADEUS führen lassen – derzeit noch der größere Teil auf dem Papierweg. Den Einladungen liegen neben begleitenden Unterlagen ein Freiumschlag sowie das HV-Anmeldeformular bei, auf welchem der Aktionär Eintrittskarten für sich oder Dritte bestellen und Vollmacht mit Weisungen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vergeben kann – teilweise bis zu 50 Formulareinträge, zu denen er seine Kreuzchen machen kann.
MicroData als externe Poststelle
Die HV-Anmeldungen gehen direkt nach Hamburg, wo ADEUS für jeden großen Emittenten ein eigenes Postfach angelegt hat. MicroData nimmt die Post in Empfang, öffnet sie und verarbeitet die Briefe im eigenen Scan-Zentrum. Die Antwortquote der Einladungen beträgt im Durchschnitt etwa 10 – 15 %. Beeindruckend ist die reine Zahl der Rückläufer im Mengenversand dennoch: Von zwei Millionen Telekom-Aktionären antworten über 100.000 per Papier.
Alle Emittenten zusammengenommen, gehen während der Hauptversammlungskernzeit derzeit rund 200.000 Briefe bei MicroData ein, davon der größte Teil in den vier Wochen zwischen April und Mai. Ein großer Schwung auf einmal also, den es gilt, schnell und fehlerfrei zu verarbeiten. Claus Krogmann, Geschäftsführer der MicroData GmbH: „Wir sortieren die Briefe zunächst fachlich vor und überprüfen, ob sich etwa Bemerkungen oder Streichungen formloser Art auf dem Formular befinden.“
Die Anmeldungen werden anschließend mit modernen Produktionsscannern digitalisiert und die eingescannten Images tagesaktuell per sicherem Dateitransfer zu ADEUS nach München übermittelt. Die Papierdokumente hebt MicroData zunächst auf – übernimmt MicroData die Vernichtung der Originalbriefe.
Unterstützung bei der Datenpflege als Kundenservice
ADEUS steht bei allem in einem Spagat zwischen Individualität des Emittenten einerseits und strenger Standardisierung beim Formular sowie der Anpassung an die im Web zur Verfügung stehenden Formulare und Anmelde-Services. Das noch vorhandene Nebeneinander verschiedener Formulare stellt mithin die große Herausforderung für MicroData dar.
Eine weitere ist die hohe Zahl der nicht zustellbaren Rückläufer, die von der Post per LKW „palettenweise“ bei MicroData angeliefert werden. MicroData erfasst sie durch Auslesen eines Datamatrix-Codes im Adressfeld und gibt die Informationen umgehend an ADEUS weiter, um die „Nichtzustellbarkeit“ im Aktienregister zu registrieren. Somit unterstützt MicroData ADEUS auch bei der Arbeit der Datenpflege – ein wichtiger Aspekt im Kundenservice.
Kurze Durchlaufzeiten und schnelles Antwortverhalten
Der Benefit der elektronischen Verarbeitung und Bereitstellung der HV-Korrespondenz ist auch für die Aktionäre spürbar: Sie erhalten ihre Eintrittskarten schneller und profitieren von verkürzten Durchlaufzeiten und schnellerem Antwortverhalten seitens ADEUS. Zwar sind der Einladungsversand per E-Mail und die elektronische HV-Anmeldung per Internet im Kommen, aber es wird noch einige Zeit dauern, bis sie sich flächendeckend gegenüber der Briefpost durchsetzen wird, glaubt Klaus Schmidt, Geschäftsführer ADEUS. So ist trotz stetigem Ausbau der Online-Services auch mittelfristig weiterhin von einer Koexistenz von Papier und digitaler Korrespondenz auszugehen. Für die Verarbeitung originär papierbasierter Prozesse setzt die ADEUS daher auf Dienstleister wie MicroData, die sie bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse erfolgreich unterstützen.
