Der Projektentwickler ECE profitiert seit einiger Zeit von den zahlreichen Vorteilen einer elektronischen Rechnungsbearbeitung: kürzere Durchlaufzeiten, Transparenz in der Finanzbuchhaltung, Einhalten aller Skontofristen etc. MicroData übernimmt für die ECE dabei das Einscannen und Auslesen der jährlich rund 120.000 Rechnungen, den Abgleich mit den Stammdaten und die taggleiche Bereitstellung der Daten für den Rechnungsworkflow.
Das Belegvolumen im Bereich Rechnungseingang ist bei ECE recht variabel und kann von 400 bis zu 1.200 Papierrechnungen täglich gehen, etwa zu Weihnachten oder Ostern, wenn in den Shopping-Centern viele Aktionen laufen. Sich mit eigenen Kapazitäten auf solche Spitzen einzustellen, ist schwierig; ein professioneller Outsourcing-Dienstleister kann Schwankungen dieser Art viel besser abfedern.
Täglich um 11.30 Uhr holt ein gesichertes MicroData-Fahrzeug die Papierrechnungen des Tages in der ECE-Zentrale am Heegbarg 30 ab und bringt dabei gleich jene vom Vortag wieder mit. In ihren Produktionsräumen scannt MicroData die Belege, extrahiert die Daten – Empfänger, Lieferant, Rechnungsart, -datum und -nummer, Betrag etc. – und gleicht sie im Rahmen der Nachbearbeitung mit den ERP-Stammdaten des Kunden ab. Bis 20 Uhr am selben Tag überträgt MicroData die Images und ausgelesenen Rechnungsdaten per FTP an die ECE.
Durch Einführung des Rechnungsworkflows und die Unterstützung von MicroData konnte die ECE die Bearbeitungszeiten der Rechnungen vom Posteingang bis zur Buchung im Durch-schnitt dritteln. Schon am Vortag ist bekannt, wie viele Rechnungen am nächsten Tag in den Workflow gelangen werden. Vollständige Transparenz ist gegeben, und die Buchführung weiß jederzeit, wie viele Rechnungen im Haus derzeit unterwegs sind und in welchem Status sie sich befinden. Seit 2011 hat MicroData bereits knapp eine halbe Million Rechnungsbelege für die ECE ausgewertet, weitere Dokumentarten sind inzwischen dazugekommen.
Die ECE wurde 1965 vom Versandhauspionier Werner Otto gegründet. Das Unternehmen entwickelt, plant, realisiert, vermietet und verwaltet große Gewerbeimmobilien in den Sparten Shopping, Office, Traffic und Industries und ist auf dem Gebiet innerstädtischer Einkaufszentren europäische Marktführerin. Unter der ECE Projektmanagement GmbH & Co. KG als Muttergesellschaft sammeln sich im ECE-Konzern viele Einzelgesellschaften, die z.B. als Grundstücksgesellschaften für die einzelnen Immobilienprojekte stehen. Für diese übernimmt die ECE Projektmanagement GmbH & Co. KG die Buchhaltung, ebenso wie für die Center, die nach Fertigstellung an einen Investor verkauft werden. So treffen in der Hamburger Konzernzentrale sowie in den bundesweit verteilten Shopping-Centern jährlich rund 120.000 Rechnungen ein.
Neues Workflow-System für Rechnungsverarbeitung
Bis 2011 wurde jede eingehende Papierrechnung an die bundesweit verteilten Shopping-Center verschickt. Rechnungsfreigaben zogen sich folglich in die Länge. Dies wollte der Immobilienentwickler ändern und führte im März 2011 eine eigenentwickelte, MS Sharepoint-basierte Lösung für den automatisierten Rechnungseingang ein. Über das neue Workflowsystem für die Rechnungsbearbeitung sollten die Rechnungen in digitaler Form zur Kontierung bzw. Genehmigung an die Kostenstelleninhaber und Freigeber im Konzern übermittelt werden. Aus dem Workflow heraus lädt die Finanzbuchhaltung die Vorgänge in das Microsoft AX ERP-System.
Um eigene Ressourcen zu schonen und planbarer einzusetzen, die Belege tagesaktuell zu scannen und für den Workflow bereitzustellen, war von vornherein klar: Die Digitalisierung und Auslesung der Papierrechnungen sollte an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. „Die MicroData ist einer der bundesweit führenden Outsourcing-Spezialisten für digitales Datenmanagement und hat uns durch ihre große Expertise und Flexibilität überzeugt“, begründet Ralf Bones, Head of Department Working Capital Management bei ECE, die Auswahl des Dienstleisters.
Professioneller Dienstleister federt Spitzenlasten bei der Rechnungserfassung ab
Die auf täglicher Basis an ECE rückgeführten Rechnungen werden durch diese, der Revisionssicherheit wegen nach wie vor in Papierform archiviert, jedoch nur noch in einer stark vereinfachten Ablageform nach Stapel-ID von MicroData – für den nun digitalen Workflow werden sie schließlich nicht mehr benötigt. Eingangsrechnungen aus den bundesweit verteilten Shopping-Centern gehen ebenfalls an MicroData. Zum Teil erhält die ECE Projektmanagement GmbH & Co. KG diese vom Center bereits als PDF und übermittelt sie ihrem Outsourcing-Partner elektronisch, andere treffen per Post ein und werden vom regulären MicroData Fahrdienst abgeholt.
Stammdaten auf aktuellen Stand gehalten – Transparenz für die Buchführung
Durch Einführung des Rechnungsworkflows und die Unterstützung von MicroData konnte die ECE die Bearbeitungszeiten der Rechnungen vom Posteingang bis zur Buchung im Durch-schnitt dritteln. Ralf Bones weiß schon am Tag zuvor, wie viele Rechnungen am nächsten Tag in den Workflow gelangen werden. Vollständige Transparenz ist gegeben, und die Buchführung weiß jederzeit, wie viele Rechnungen im Haus derzeit unterwegs sind und in welchem Status sie sich befinden.
Aber auch den umgekehrten Weg beherrscht MicroData. Zu den Prüfungsterminen werden bei der ECE die digitalen Unterlagen zur Nebenkostenabrechnung kumuliert pro Shopping-Center direkt aus dem Archiv als PDF ausgegeben. MicroData hat diese dann in kürzester Zeit ausgedruckt und die Papierdokumente – sortiert nach Buchungskonten und in Ordnern abgeheftet – den Mietern sowie Investoren und Werbegemeinschaften zur Verfügung gestellt. Das Druckvolumen belief sich dabei auf rund 450.000 Seiten in drei Monaten.
Cloud-Service-Provider für Dokumentenverwaltung und Archivierung
Die tägliche Zusammenarbeit mit MicroData beschreibt Ralf Bones als reibungslos, alle Abläufe sind gut eingespielt. Die Alu-Behälter mit den Papierrechnungen gehören mittlerweile fast zum Inventar in der Hamburger ECE-Zentrale. Auf Basis der guten Erfahrungen hat die ECE die MicroData GmbH in den letzten Jahren mit weiteren Aufgaben des Scanservice beauftragt. So zum Beispiel mit der Digitalisierung von Bauakten aus laufenden Bauprojekten, mit dem Scannen von rund 6.000 Reisekostenbelegen sowie des gesamtes Vertragsbestands. Auch die laufenden Verträge sollen permanent hinzugescannt werden; hierzu arbeitete die ECE Mitte 2015 an der Einrichtung eines Vertragseingangsbuches. Die digitalen Verträge werden dann in MS Sharepoint abgelegt.
Für die Reisekostenabrechnungen stellt MicroData der ECE seine Online-Archivlösung zur Verfügung und fungiert damit quasi als Cloud-Service-Provider für die Dokumentenverwaltung. Auch hier gehen die Papieroriginale wieder zurück, können aber nach einem weit einfacheren Schema abgelegt werden als früher. Denn in der Praxis greift darauf niemand mehr zu, sondern nur noch das Online-Archiv wird genutzt. Als neues Projekt in Vorbereitung ist außerdem die Anbindung der ausländischen Töchter, die ihre Belege mit spezieller von MicroData zur Verfügung gestellten Hardware vor Ort scannen und an MicroData übertragen, wo dann die weitere Bearbeitung stattfindet.
