Noch mehr als bei kleinen Firmen lohnt sich in international agierenden Großkonzernen der Umstieg von Papier auf elektronische Dokumente – in allen Geschäftsbereichen. Klassifiziert und zentral archiviert, kann auf die Geschäftsunterlagen dann jede Person mit entsprechender Berechtigung von jedem Standort aus zugreifen und leicht nach ihnen recherchieren. Deshalb geht auch ein europäischer Flugzeughersteller diesen Weg. MicroData unterstützt ihn dabei, die bestehenden Papiermengen zu digitalisieren und vor allem auch bereits digital vorliegende Dokumente so zu klassifizieren, dass der Konzern sie in sein vorgegebenes Archivschema einfügen kann.
MicroData hatte den Auftrag Ende 2015 von einem anderen Scandienstleister als Vorgänger übernommen. Bereits in den Vorjahren waren für MicroData immer wieder kleine Scanprojekte angefallen, darunter die Verarbeitung SAP-relevanter Dokumente. Alle fünf bis acht Jahre müssen solche Dienstleistungen neu ausgeschrieben werden. Den Zuschlag erhielt MicroData aus wirtschaftlichen, aber auch technisch-funktionalen Gründen. „Uns gefällt besonders“, so die zuständige Expertin für Archivierungsfragen des Flugzeugbauers, „dass MicroData auch einmal abseits des Mainstreams denkt und sich schnell auf individuelle Anforderungen seiner Kunden einlassen kann.“ So konnte innerhalb eines halben Jahres ein funktionierendes Konzept für die Verarbeitung elektronischer Daten aufgesetzt und dann auch realisiert werden.
Um die Archivierung der Unterlagen kümmert sich im Konzern eine eigene Abteilung, angesiedelt am Standort eines der größten Flugzeugwerke in Norddeutschland. Erste Amtshandlung von MicroData: Die Übernahme von 70.000 eingelagerten Archivkartons vom vorherigen Dienstleister und deren Einlagerung in Hamburg. Verarbeitet werden fast ausschließlich Altbestände, wenig Aktuelles.
Metadaten aus Content und Kontext extrahieren
„Mit einem Scandienstleister arbeiten wir zusammen, um unseren Beschäftigten diese Unterlagen elektronisch im Archivsystem zur Verfügung stellen zu können“, so die Projektleiterin. Dabei handelt es sich um Zertifikate, Anforderungsdossiers, technische Spezifikationen u.a. aus allen deutschen Werken. MicroData holt die Altdokumente in regelmäßigen Tranchen bei der Archivierungsabteilung ab, wandelt sie in ihren Geschäftsräumen in das archivfähiges PDF/A-Format um und übermittelt sie dem Kunden anschließend per File-Transfer. Wichtig dabei ist das Mitliefern der Metadaten, die MicroData aus dem Dokumenteninhalt, dem Dateinamen und der Folderstruktur entnimmt. Mit ihnen werden die PDFs klassifiziert, was ein späteres leichtes Auffinden erst ermöglicht. „Es war uns besonders wichtig, dass unserer Dienstleister die Metadaten nicht nur aus dem Content, sondern auch aus dem Kontext entnimmt: Wo ist es abgelegt, wie ist es strukturiert?“, erklärt die Projektleiterin.
Vor dem Import der Dokumente in das Archivsystem steht ein umfassender Qualitätscheck: Entspricht das erzeugte PDF zu 100 Prozent dem Original? Sind alle Metadaten erfasst und die entsprechenden Felder richtig ausgefüllt? Ist, was als Papier zusammengehörte, auch im PDF wieder einheitlich zusammengefasst? „Wir haben dafür natürlich Service Level Agreements festgelegt. Die erlaubte Fehlerquote von fünf Prozent haben wir allerdings noch niemals überschritten“, so die Projektleiterin erfreut.
Individuelle Klassifizierung für jeden Fachbereich
Immer wichtiger wird es für den Konzern, auch die elektronisch vorliegenden unstrukturierten Dokumente auf gleiche Weise zu erfassen. MicroData erhält dafür per FileTransfer die Folderstruktur der zu verarbeitenden Dokumente und klassifiziert diese nach den Metadaten, die in vorgefertigten Tabellen mitgeliefert werden.
Die verschiedenen Abteilungen im Konzern haben außerdem verschiedene Konzepte, nach welchem Datenbankschema Dokumente abgelegt und mit welchen Metadaten sie klassifiziert werden sollen. MicroData erhält daher bis zu 30 verschiedene Jobs. Sie sind die Anleitung dafür, wie Dokumente für einen dedizierten Fachbereich zu verarbeiten sind, damit dessen Beschäftigte später gut danach recherchieren können. Für diese zum Teil sehr komplexen Klassifikations- und Indizierungsaufgaben setzt MicroData gleich mehrere Klassifizierungs-/OCR-Engines parallel ein. Dieser Vorgang läuft bei den elektronischen ebenso ab wie bei den Papierunterlagen, nur dass bei letzteren noch der Scanprozess vorgeschaltet ist.
Kreativität ist gefragt
„Hier zeigt sich die Kreativität eines Dienstleisters“, erklärt die Projektleiterin begeistert. „MicroData versteht es, aus wenigen Informationen viel zu machen und bereitet die Dokumente bestmöglich auf.“ Der Konzern wird künftig immer mehr weg vom Papier hin zu elektronischen Dokumenten gehen. Noch verarbeitet MicroData überwiegend Papier, jedoch ist die schrittweise Verlagerung unübersehbar. So unterstützt MicroData den Flugzeughersteller maßgeblich auf seinem Weg in die Digitalisierung.
