Mit internen Ressourcen wäre die DEA Deutsche Erdöl AG bei einem solchen Dokumenten-Scan nur langsam vorangekommen. Gewählt wurde daher die Outsourcing-Variante mit der MicroData GmbH, die über entsprechendes Scanning-Equipment und Know-how verfügt. Für MicroData als Scanservice-Dienstleister entschied sich das Unternehmen, weil es dort keine Standardlösung präsentiert bekam, sondern ein speziell auf die eigenen Anforderungen angepasstes Konzept, was unter anderem die Multi-PDFs anging.
Das gewählte Multi-PDF/A-Format bietet als ISO-Standard maximale Sicherheit für die Anwender und ist zudem besonders komfortabel bei der Recherche. Wenn ein Mitarbeiter nur einen bestimmten Abschnitt der Bohrakte einsehen muss, sieht er im Multi-PDF vor dem eigentlichen Öffnen der Datei die darin enthaltenen Abschnitte in einer Preview: Er kann dann nur das gerade gewünschte Paket wählen. Dadurch sind die Ladezeiten viel kürzer, als wenn sich auf einen Schwung automatisch immer die ganze Bohrakte öffnet.
Die Digitalisierung konnte erfolgreich nach 16 Monaten abgeschlossen werden. Die Multi-PDF/A-Dokumente wurden zusätzlich einer Optical Character Recognition (OCR) unterzogen und, derart durchsuchbar veredelt, per DVD anschließend der DEA Deutsche Erdöl AG übergeben. Neben den reinen Bohrakten hat die DEA Deutsche Erdöl AG die MicroData GmbH im Anschluss mit dem Aktenscan von zusätzlich 300 Ordnern mit Laborberichten beauftragt.
Aktenscan im Outsourcing rentabler
Blieb die Frage, wie die unhandlichen Bohrakten in digitales Format zu überführen seien. Sabine Feldmann, zuständig für Archive Data Management im Geo Support Center der DEA Deutsche Erdöl AG: „Mit internen Ressourcen wären wir dabei nur sehr langsam vorangekommen und dies wäre auch betriebswirtschaftlich unsinnig gewesen. Wir wählten daher die Outsourcing-Variante mit der MicroData GmbH, die über entsprechendes Scanning-Equipment und Know-how verfügt. Für MicroData als Scanservice-Dienstleister haben wir uns entschieden, weil wir hier keine Standardlösung präsentiert bekamen, sondern ein speziell auf unsere Wünsche angepasstes Konzept, was unter anderem die Multi-PDFs anging.“ Die Ordner mit den Akten wurden in den Produktionsräumen von MicroData für den Scanprozess aufbereitet und anschließend digitalisiert.
Konvertierung zu Multi-PDF/A-Dokumenten
MicroData generierte aus den Papiervorlagen so genannte Multi-PDF/A-Dokumente. Marcus Hoffmann vom Geo Support Center: „Wenn ein Mitarbeiter nur einen bestimmten Abschnitt der Bohrakte einsehen muss, sieht er im Multi-PDF vor dem eigentlichen Öffnen der Datei die darin enthaltenen Abschnitte in einer Preview. Er kann dann nur das gerade gewünschte Paket wählen. Dadurch sind die Ladezeiten viel kürzer, als wenn sich auf einen Schwung automatisch immer die ganze Bohrakte öffnet.“ Die Multi-PDF/A-Dokumente wurden zusätzlich einer Optical Character Recognition (OCR) unterzogen und, derart durchsuchbar veredelt, per DVD anschließend der DEA Deutsche Erdöl AG übergeben.
Am Standort Wietze befindet sich neben dem Geologischen Archiv im Bohrbetrieb auch das Labor der DEA Deutsche Erdöl AG. Deren Mitarbeiter/-innen bewahrten die Laborberichte in der Vergangenheit ebenfalls als Papierdokumente auf: 300 Akten mit Berichten zu gesteinsphysikalischen und paläontologischen Untersuchungen, produktionstechnischen Analysen, bohrungs- und regionsbezogenen Daten und allgemeinen Berichten. Auch auf diese Unterlagen müssen Beschäftigte des DEA-Konzerns weltweit zugreifen. Für Jessica Seemann und Kathrin Peschtrich, Data Archive Administratoren im Labor Wietze, bedeutete dies früher hohen Kopier- und Scanaufwand, um gerade externe Kollegen/Kolleginnen schnell in die benötigten Unterlagen Einsicht nehmen zu lassen. Überformate und daraus resultierende Dateigrößen stellten immer wieder technische Hürden dar.
Nach dem erfolgreichen Bohrakten-Projekt hat sich das Labor ebenfalls für die Digitalisierung im Outsourcing durch MicroData entschieden. Über Documentum haben die Beschäftigten der DEA Deutsche Erdöl AG-Beschäftigten dadurch weltweit einen höchst schnellen und komfortablen Zugriff auf alle benötigten Laborberichte. „Wir wurden schon angeschrieben von Kollegen aus Ägypten, Norwegen oder England“, berichtet Kathrin Peschtrich, „ihnen schicken wir heute einfach einen Link auf das benötigte Schriftstück in Documentum, und sie können es ohne weiteres herunterladen.“
Scanservice mit klaren Absprachen
Das gesamte Archivdatenmanagement der DEA Deutsche Erdöl AG lobt die Zusammenarbeit mit MicroData. Marcus Hoffmann: „Durch die klaren Absprachen war das ganze Projekt im Grunde ein Selbstläufer. MicroData erwies sich in der Zusammenarbeit terminlich als sehr flexibel und reagierte prompt, wenn eine Akte beim Scannen vorgezogen werden musste. Reibungslose Abläufe, ein sehr guter persönlicher Kontakt, schnelles Scanning in gleichzeitig höchster Qualität, dies sind für uns die Eckpunkte unserer Zusammenarbeit mit MicroData!“
Heute kann die DEA Deutsche Erdöl AG ihre Bohrakten und Laborberichte allen Beschäftigten zugänglich machen und die Suche innerhalb der Dokumente ist möglich durch die OCR-Texterkennung. Der schnelle und einfache Zugriff über das interne Dokumentenmanagementsystem hat zu mehr Effizienz und Userfreundlichkeit geführt. Akten werden nicht mehr ausgeliehen und umständlich per Post versandt, sondern ein unternehmensweiter Zugriff ist möglich.
