Digitalisierung von Begleit- und Ausfuhrdokumenten für Lufthansa Technik Logistik
Bei einem stark wachsenden Unternehmen wie der Lufthansa Technik Logistik GmbH, das seinen Kunden weltweit die komplette Palette an Logistik-Dienstleistungen anbietet, sind elektronische Daten- und Dokumentenströme heute eine Selbstverständlichkeit. Trotzdem entstehen an manchen Stellen noch Papierdokumente, etwa wenn veränderte Frachtpapiere anfallen. Hier bedient sich die Lufthansa Technik-Tochter des Scanservice der MicroData GmbH, um diese schnell wieder in seine IT-Systeme einzuspeisen.
Die Lufthansa Technik Logistik GmbH (LTL) wurde am 1. Januar 1998 gegründet und ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Lufthansa Technik AG. Das Unternehmen entwickelt und realisiert Logistiklösungen für die Aviation-Branche und bietet seinen Kunden aus der Luft- und Raumfahrtindustrie ein komplettes Supply-Chain-Management, bestehend aus Transportabwicklung, Materialbeschaffung, Organisation und Optimierung von Reparaturkreisläufen, sachgemäßer Lagerung sowie Distribution. Weltweit beschäftigt die Lufthansa Technik Logistik 850 Mitarbeiter/-innen und betreibt 25 Niederlassungen und Repräsentanzen in 21 Ländern.
Selbstverständlich, dass eine zeitgemäße IT-Ausstattung zu den Grundpfeilern der zuverlässigen Abwicklung weltweiter Logistikprozesse gehört. LTL hat hierfür eigene Lösungen entwickelt wie etwa das Zollabwicklungssystem TELOS oder die Tracking & Tracing-Lösung ebat („electronic-based tracking & tracing“). Versanddokumente wie Luftfrachtbriefe (Air Waybills) und Pro-Forma-Invoices werden im Transport- und Versandsystem erzeugt und automatisch über eine Schnittstelle an ein Archivsystem bei der Lufthansa Systems AS übergeben.
Für die Lufthansa Technik Logistik GmbH erledigt MicroData sämtliche Scanvorgänge, die das Unternehmen nicht selbst vornimmt. So überwindet der weltweit tätige Logistik-Dienstleister noch bestehende Medienbrüche im Informationsstrom.
Zwischen Zollabwicklungs- und Tracking and Tracing-Systemen laufen bereits die meisten Vorgänge bei LTL elektronisch ab. Bestimmte Versanddokumente müssen jedoch ausgedruckt und bearbeitet werden. Diese holt MicroData ab, digitalisiert sie mit Hochleistungsscannern und transferiert sie anschließend im TIF-Format entsprechend indexiert per sicherem File-Transfer auf ein spezielles Verzeichnis bei der LTL. Dank der zuverlässigen Übernahme der Digitalisierung durch die MicroData GmbH erfüllt der Logistikdienstleister sämtliche gesetzlichen Auflagen für veränderte Frachtdokumente.
Im Vergleich zu den 1200 bis 1400 sendungsbegleitenden Unterlagen, die LTL tagtäglich selbst einscannt und archiviert, ist dies natürlich nur ein kleiner Teil, der im Prinzip durch eigene Scanner locker mit erledigt werden könnte. Das Hauptscanverfahren läuft bei der LTL jedoch integriert im SAP-Prozess, und die Begleit- und Ausfuhrdokumente sind davon abgekoppelt zu betrachten. Deshalb sollte dies ein professioneller Dienstleister im Outsourcing übernehmen. Den Zuschlag erhielt die MicroData GmbH. „Das Unternehmen ist ganz einfach eine bekannte Adresse“, begründet Hartmut Obens, Projektleiter in der Abteilung HAM UH/I Informatik die Entscheidung, „sie haben ein sehr gutes Angebot abgegeben und sind auch in der Zusammenarbeit sehr zuverlässig.“
Dokumentenscan von Begleit- und Ausfuhrpapieren
Bis dahin laufen alle Prozesse elektronisch, doch an dieser Stelle entsteht nach wie vor regelmäßig ein Medienbruch und bestimmte Versanddokumente müssen ausgedruckt und bearbeitet werden. Hier kommt MicroData ins Spiel und hilft der LTL dabei, Medienbrüche zu überwinden und die Papierdokumente schnell und zuverlässig wieder in den elektronischen Vorgang einzuspeisen. Hartmut Obens, Projektleiter in der Abteilung HAM UH/ I Informatik der Lufthansa Technik Logistik, erklärt: „Bestimmte Vorgänge, die wir im Archiv recherchieren, müssen anschließend noch einmal per Hand signiert werden, einen Zollstempel aufgrund besonderer Prüfvorschriften erhalten oder ähnliches. Dafür müssen die bereits archivierten Versanddokumente natürlich noch einmal ausgedruckt werden.“
„MicroData ist in der Zusammenarbeit sehr zuverlässig!“
Pro Tag kommen dabei rund 1.200 bis 1.400 Begleit- und Ausfuhrdokumente zusammen, über alle sechs bundesweiten Standorte der LTL verteilt. Diese sendungsbegleitenden Unterlagen werden zentral in Hamburg ausgedruckt und dort zweimal wöchentlich per Kurier von MicroData abgeholt. Mit der Digitalisierung wollte man einen professionellen Dienstleister beauftragen. Den Zuschlag erhielt die MicroData GmbH, denn „das Unternehmen ist eine bekannte Adresse“, begründet Hartmut Oben die Entscheidung, „sie haben ein sehr gutes Angebot abgegeben und sind auch in der Zusammenarbeit sehr zuverlässig.“
In den Produktionsräumen der MicroData GmbH in Hamburg-Hamm werden die monatlich rund 25.000 Belege mit Hochleistungsscannern digitalisiert. Anschließend transferiert MicroData sie im TIF-Format entsprechend indiziert per sicherem File-Transfer auf ein spezielles Verzeichnis bei der LTL. Von dort wandern sie dann endgültig ins elektronische Archiv. Dank der zuverlässigen Übernahme der Digitalisierung durch die MicroData GmbH erfüllt der Logistikdienstleister sämtliche gesetzlichen Auflagen für veränderte Frachtdokumente.
Bevor das wöchentliche Geschäft vor zwei Jahren anlaufen konnte, war das MicroData-Team zunächst noch damit beschäftigt, Hunderttausende von Alt-Dokumenten für LTL nachzuscannen. Heute ist die MicroData GmbH der bevorzugte Dienstleister der LTL für alle Arbeiten im Bereich des Dokumentenscan, die das Unternehmen nicht selbst vornimmt.
