Sprinkenhof beauftragt MicroData mit ECM-Einführung

Hamburg, 16. Juni 2020. Die Sprinkenhof GmbH, Asset- und Projektmanager für die Anmietung, Vermietung, den Neubau sowie die Sanierung von städtischen Gewerbeimmobilien der Freien und Hansestadt Hamburg, hat mit der Projektleitung des Hamburger Scandienstleisters MicroData ein neues ECM-System erfolgreich eingeführt und in die Immobilienverwaltung von SAP integriert.

Im kaufmännischen Immobilienmanagement betreut Sprinkenhof ein breites Portfolio von unterschiedlichen Objekten mit einer Gesamtfläche von rund 1,16 Mio. m² in Hamburg. Das Unternehmen ist der zentrale Ansprechpartner zur Akquirierung und Anmietung von Büroflächen für die Freie und Hansestadt mit etwa 1,8 Mio. m². Sein kaufmännisches, infrastrukturelles und technisches Gebäude-Management bildet Sprinkenhof in SAP ab. Im Einsatz ist die weitverbreitete Lösung der Aareon AG auf Basis der Immobilienverwaltung SAP RE/FX.

Um die Digitalisierung voranzutreiben und in der aktuellen Situation Home Offices besser anbinden zu können, hat das Unternehmen seinen Post- und Rechnungseingang an MicroData ausgelagert. Bereits seit Anfang 2019 wird die täglich eingehende Post per Boten an den Scandienstleister geliefert, der die Rechnungen digitalisiert, ausliest und die Rechnungsdaten direkt in das SAP-System von Sprinkenhof überträgt. Dafür wurde eine Schnittstelle zwischen MicroData und Aareon, dem SAP-Dienstleister von Sprinkenhof, entwickelt.

Bei der Einrichtung des neuen, SAP-integrierten ECM- und Archivsystems Anfang dieses Jahres übernahm MicroData die Federführung. Der Scandienstleister und Systemintegrator gewann eine entsprechende Ausschreibung von Sprinkenhof und führte das Projekt in enger Kooperation mit dem ECM-Hersteller Ceyoniq sowie dem Integrationspartner
one.head.ahead erfolgreich durch. „Das Konstrukt mit unserem bisherigen Dienstleister als Generalunternehmer sowie weiteren Spezialisten für die Softwareherstellung und -implementierung war für uns ideal“, erklärt Matthias Doll, Servicebereichsleiter IT der Sprinkenhof GmbH. „Dadurch machen wir uns nicht abhängig von einem einzelnen Anbieter, auch was den Support angeht.“ In genau dieser Situation befand sich das Unternehmen mit dem Hersteller seines bisherigen Archivsystems. Dieses genügte zudem funktional nicht mehr den gestiegenen Anforderungen von Sprinkenhof.

Mit nscale von Ceyoniq hat das Unternehmen eine SAP-integrierte Informationsplattform zur intelligenten Informations- und Dokumentenverwaltung eingeführt. Diese stellt sicher, dass Informationen transparent und medienbruchfrei zur Verfügung stehen, Geschäftsprozesse automatisiert ablaufen können und Dokumente, Daten sowie Belege rechtssicher digital archiviert werden. Darüber hinaus sind Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschfristen im Archiv abgebildet. Die Informationsplattform gewährleistet so eine compliance-konforme Verwaltung von Dokumenten und Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Verbindung mit dem bestehenden SAP-System übernahmen Ceyoniq und der Implementierungspartner one.head.ahead in enger Kooperation mit Aareon. Auf Basis des seit März 2020 produktiv laufendem ECM- und Archivsystems werden derzeit verschiedene Aktenverwaltungslösungen aufgebaut. Die Real-Estate-Akte steht kurz vor Einführung in das Produktivsystem und die Vertragsmanagementakte befindet sich im Test. Die gesammelten Papierdokumente von Sprinkenhof werden sukzessive von MicroData digitalisieret und in die vorbereitete elektronische Akten überführt.