Unsere Lösungen

Scannen Ihrer Dokumente

Anschwellende Kunden-, Mieter- oder Patientenakten lassen den Platz in den Büroräumen über die Jahre unaufhörlich schwinden. Denn Ordner, Hängeregister und deren Schränke beanspruchen immer mehr Raum. Hinzu kommen umständliches Handling und Abnutzung der Papierdokumente.

Eine Verlagerung des kompletten Aktenbestandes, etwa in den Keller, kann keine Lösung sein. Für jedes Schriftstück müsste ein Mitarbeiter lange Wege zurücklegen und auf seinem Schreibtisch bleiben die Unterlagen dann üblicherweise zunächst einmal liegen – unauffindbar für die Kollegen.

Texterkennung (OCR) und Archivierung inklusive

Die Lösung ist eine Digitalisierung und anschließend elektronische Archivierung der Papierunterlagen. Das sorgt nebenher für zusätzliche Datensicherheit. MicroData erledigt diesen Aktenscan und Dokumentenscan für Unternehmen aller Art im Outsourcing. Der Scanservice von MicroData umfasst die Digitalisierung beliebiger Papierformate (auch Großformate): Lotterielose, Zahlungsverkehrsbelege, Kunden-, Mieter- oder Aktionärskorrespondenz. Zum Service gehören Übernahme der gewohnten Registerunterteilung, Klassifizierung und Texterkennung mit leistungsfähiger OCR-Software und eine anschließende Konvertierung der originären Papierdokumente in das gewünschte Ausgabeformat.

MicroData übernimmt sowohl das Scannen von Bestandsarchiven wie das Scannen zeitkritischer Dokumente. Gerade wenn über Jahrzehnte aufgelaufene Aktenbestände digitalisiert werden, sollte man einen externen Scandienstleister einschalten, der über den notwendigen Maschinenpark, versierte Beschäftigte und Erfahrung verfügt. Eine Durchführung mit eigenen Mitteln ist in den seltensten Fällen auch wirtschaftlich. „Scannen im Outsourcing“ heißt deshalb das Stichwort.

Digitalisierung mit dem Posteingang starten

In der Regel empfiehlt es sich, mit der Digitalisierung der aktuellen Schriftstücke zu starten. Denn in der Poststelle eines Unternehmens werden heute die meisten Verwaltungsprozesse angestoßen. Daher ist es wichtig, hier mit der Optimierung von Geschäftsprozessen zu beginnen. Die Digitalisierung der Alt- oder Bestandsakten folgt dann üblicherweise in einem zweiten Projektschritt.

Bei der konkreten Ausgestaltung des Scannens bietet MicroData die Möglichkeit, die Akten und Papierdokumente täglich im Haus abzuholen oder direkt per Großkundenpostleitzahl in die eigenen Geschäftsräume liefern zu lassen. Auch im In-Haus-Betrieb lässt sich eine Digitalisierung durchführen, kostengünstiger ist jedoch das Outsourcing der gesamten Prozesskette.

Scanservice gut vorbereiten durch prüfenden Blick in den Keller

Eine gut geplante Digitalisierung von Dokumenten ist die Voraussetzung für schnellere und effizientere Geschäftsprozesse. Deshalb will ein Outsourcing-Vorhaben dieser Art geplant sein. Beim Scannen von Bestandsakten empfiehlt es sich, den Dienstleister vorab einen genaueren Blick in die Aktenräume und Archivkeller werfen zu lassen. Nur so lassen sich verlässliche Kenngrößen erheben und mögliche „Pferdefüße“ entdecken. Etwa, ob und inwieweit das Aktenmaterial geeignet ist, um daraus auf Hochleistungs-Produktionsscannern bis zu 200 Seitenabbildungen pro Minute zu erzeugen. Oder welcher Aufwand für die manuelle Aufbereitung der Akten erforderlich ist, wie viele Blätter und wie viele beschriftete Seiten ein durchschnittliches Dokument umfasst oder ob der Scan in Farbe für den Inhalt oder die Nutzung von Dokumenten wesentlich ist. All dies wirkt sich erheblich auf den Leistungskatalog und den Preis beim Aktenscan aus.

Digitalisierung einzelner Papierdokumente

Trotz digitaler Kommunikation liegt eine Vielzahl der ein- und ausgehenden Dokumente noch in Papierform vor. Dies können Eingangsrechnungen sein, Wareneingangs- und Ausgangsbelege, Lieferscheine, Frachtbriefe, Bestellungen oder allgemeiner Schriftverkehr. MicroData bietet für jede dieser Dokumentenarten individuelle Digitalisierungsformen. So werden bei Eingangsrechnungen die Buchungsdaten weitgehend maschinell extrahiert. Aus Responseformularen, also Rückläufern von Mailingaktionen, werden die angekreuzten sowie ausgefüllten Felder erkannt und an weiterverarbeitende Systeme übertragen.

Aktenscan

Eine Akte bündelt Dokumente zu einem bestimmten Thema. Akten gibt es in den unterschiedlichsten Erscheinungsformen, seien es Kranken-, Mieter-, oder Personalakten, Objektakten mit Plänen und technischen Zeichnungen, Akten zu Verträgen, Mahnvorgängen etc. Herkömmlich werden sie in Ordnern aufbewahrt und füllen Regalschränke. MicroData ist Spezialist für das Digitalisieren solcher kompletter Ordner. Die Akten werden maschinell indiziert, die in ihnen enthaltenen Dokumente maschinell klassifiziert und über ein Volltextrecherchesystem verfügbar gemacht.

Für den Verbleib der Originale bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Sie können entweder in ein Langzeitarchiv überführt oder – nachdem aufbewahrungspflichtige Originale entnommen wurden – vernichtet werden.

Vorteile des Scannens durch MicroData:

  • Verarbeitung beliebiger, auch unkonventioneller Papiervorlagen
  • Übernahme bisheriger Registerstrukturen in die digitalisierte Akte
  • Modernster Maschinenpark, versierte Beschäftigte
  • Langjährige Erfahrung aus Großprojekten
  • Umfassende Logistik, Hol- und Bringservice mit eigenen Fahrzeugen

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