Unsere Lösungen

Digitaler Rechnungseingang

Eingangsrechnungsverarbeitung, das heißt traditionell: Papierrechnungen werden für die Rechnungsprüfung manuell von Abteilung zu Abteilung getragen. Am Ende gelangen sie wieder in die Buchführung, die für Kontierung, Verbuchung und Bezahlung zuständig ist. Diese Art der Rechnungsbearbeitung ist nicht optimal, denn sie hat lange Laufzeiten zur Folge. So verstreichen Skontofristen, unter Umständen werden Mahngebühren fällig. Außerdem ist eine exakte Rechnungsabgrenzung auf diese Weise schwierig. Vor Monatsabschlüssen muss die Buchführungsabteilung oft Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge bilden, weil nicht auf einen Blick zu erkennen ist, welche Rechnungen aus dem alten Monat schon gebucht sind.

Digitalisierung und Datenerfassung der Eingangs­rechnungen im Outsourcing

Deshalb gibt es inzwischen elektronische Workflow-Lösungen zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen – für nahezu alle Unternehmensgrößen. Mit ihnen lassen sich die Prozesse der Rechnungsbearbeitung automatisieren und wesentlich vereinfachen. MicroData unterstützt ihre Kunden an dieser Stelle mit einer Lösung für den digitalen Rechnungseingang und übernimmt den kompletten Prozess der Rechnungserfassung, Digitalisierung und Übertragen der ausgelesenen Rechnungsdaten und -dokumente in die Zielsysteme bzw. den Workflow des Kunden. Durch das Auslagern der Digitalisierung und Datenerfassung an eine externe Poststelle können Unternehmen eigene Ressourcen planbarer einsetzen. Sie erhalten die Belege tagesaktuell gescannt und bereitgestellt für den internen Workflow. Dadurch optimieren sie ihre Rechnungsverarbeitung, sparen Zeit und senken gleichzeitig Kosten.

Beim digitalen Rechnungseingang mit MicroData sind verschiedene Szenarien denkbar. Entweder die Kreditoren schicken ihre Rechnungen direkt an ein Postfach bei der MicroData. Dafür kann zum Beispiel jede Bestellung an einen Lieferanten einen entsprechenden Hinweis erhalten. Oder ein Kurier holt die Eingangsrechnungen täglich in der Poststelle des Unternehmens ab. In ihren Produktionsräumen öffnet MicroData die Post. Nach Aufbereitung der Belege, d.h. Entklammern, Entheften usw., erhält jede erste Seite eines Rechnungsbelegs eine eindeutige Sendungs-ID in Form eines Barcodes.

Keine mühselige Handarbeit mehr bei der Rechnungs­erfassung

Die Sendungsnummer ist gleichzeitig einmalige Dokumenten-ID und ersetzt den herkömmlichen Poststempel. Anlagen können bereits im Rahmen der Aufbereitung durch spezielle Barcodes vorklassifiziert werden. Anschließend scannt MicroData die Rechnung und extrahiert maschinell ihre Kopf- und Fußdaten, also Mandant, Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Bestellnummer, Netto-, Bruttobetrag und Umsatzsteuersatz und auf Wunsch auch die Positionsdaten. Auch Reisekosten- und Spesenabrechnungen bearbeitet MicroData: Prall gefüllte Tüten mit Taxiquittungen, Restaurant-Rechnungen und anderen Belegen. Sie werden geleert, die Kleinbelege auf Din A4-Blätter geklebt und das Ganze dann gescannt – eine äußerst mühselige Handarbeit, die MicroData ihren Kunden abnimmt.

Abgleich mit ERP-Stammdaten

Zur Verbesserung der Stammdatenqualität bietet MicroData im Rahmen der Datenerfassung einen besonderen Service des Datenabgleichs mit den Lieferantenstammdaten aus dem ERP-System. Diese muss der Kunde zuvor aus dem Bestellprozess seines ERP-Systems extrahieren und MicroData zur Verfügung stellen. Die ausgelesenen Daten vergleicht MicroData mit den vorgegebenen Daten aus der Bestellung, reichert den gelieferten Datensatz um die ausgelesenen Rechnungsdaten an und schickt dem Kunden noch am selben Tag per SFTP-Verbindung ein Rechnungseingangsbuch des Tages, die Images der Rechnungen und die extrahierten Buchungsdaten. So kann die Finanzbuchhaltung des Unternehmens mit den täglich zur Verfügung gestellten digitalisierten Informationen den Genehmigungsworkflow starten. Dieser läuft zumeist direkt innerhalb des vorhandenen ERP-Systems (Datev, SAP…) ab. Rechnungsdaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden, im ERP-System ist der Status von Bestellung, Waren- und Rechnungseingang automatisch festgehalten.

Revisionssichere Archivierung

Für die Buchführungsabteilung des Unternehmens bedeutet der Service der MicroData eine enorme Arbeitserleichterung, weil es gerade in diesem Bereich äußerst heterogen zugeht. Anzahl und Formatierung der Rechnungen können je nach Kreditor stark variieren. Die Spanne reicht von einer fein gedruckten Seite bis zu zahlreichen Blatt Endlospapier aus dem Nadeldrucker. Manche Lieferanten schicken auch Sammeltüten mit Dutzenden Rechnungen oder zusätzlich noch einen Katalog und eine Mahnung – permanent neue Herausforderungen für eine OCR-Software, die sich dadurch nicht auf ein immer wiederkehrendes Layout einschießen kann. Der Digitalisierungsprozess verändert sich ständig. MicroData bietet seinen Kunden die Flexibilität, dies auffangen zu können. Die Papier-Originale hebt MicroData auf Wunsch auch zur revisionssicheren Archivierung in ihren gesicherten Räumlichkeiten auf oder übermittelt sie dem Kunden zurück.

Transparenz für die Buchführungs­abteilung

Durch Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows und Hinzunahme des MicroData-Services für digitalen Rechnungseingang lassen sich die Bearbeitungszeiten der Rechnungen vom Posteingang bis zur Buchung im Durchschnitt um bis zu ein Drittel reduzieren, dies zeigen zahlreiche Kundenbeispiele. Tagesaktuell weiß die Buchführungsabteilung, wie viele Rechnungen im Haus derzeit unterwegs sind und in welchem Status sie sich befinden. Das Ergebnis: vollständige Transparenz.

Dass gesamte Prozedere der Rechnungsverarbeitung ist übrigens analog für elektronisch eingehende Rechnungen als PDF-Datei und anderen Formaten möglich. Diese leitet das Unternehmen dafür einfach an ein Sammel-E-Mail-Postfach von MicroData weiter oder lässt sie ihre Lieferanten gleich dorthin schicken.

Vorteile des digitalen Rechnungseingangs von MicroData:

  • Tagesaktuelles Scannen und Datencheck
  • Permanenter Abgleich mit der Stammdatenbasis
  • PDF und Papierrechnungen werden gleichermaßen ausgelesen
  • Bearbeitungszeiten der Rechnungen werden um bis zu ein Drittel reduziert
  • Transparenz im Buchführungswesen

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Digitaler Posteingang

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Die Optimierung von Geschäftsprozessen beginnt in der Poststelle. Rationelle Posteingangslösungen von MicroData integrieren sämtliche Phasen und Prozesse der Posteingangsverarbeitung – von der Erfassung über die elektronische Zustellung an den Sachbearbeiter bis hin zur revisionssicheren digitalen Ablage.
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