Unsere Lösungen

Digitaler Posteingang

Im Zuge des mobilen Arbeitens setzen viele Unternehmen heute bereits elektronische Dokumentenmanagementsysteme ein. Digitale Lösungen beinhalten sämtliche ein- und ausgehenden Dokumente zu jedem Vorgang, stellen sie standortunabhängig zur Verfügung und sorgen damit für mehr Transparenz, schnellere Prozesse und besseren Kundenservice.

Zu den geschäftsrelevanten Dokumenten gehört selbstverständlich der tägliche Posteingang – der noch immer zu einem guten Teil als Briefpost eintrifft. Zentrale Anlaufstelle im Unternehmen dafür ist die Poststelle, welche die Schriftstücke zunächst durch Anlesen identifizieren muss, um sie verteilen zu können. Oftmals ist dies ein längerer Prozess, bevor der Zuständige den Brief auf dem Schreibtisch hat.

Solche Verzögerungen sind ärgerlich, wenn der Kunde bereits auf Erledigung seiner Anfrage drängelt oder der Vertriebler einen wichtigen Auftrag erwartet. Liegt das Schriftstück endlich auf dem Schreibtisch, ist es noch längst nicht Bestandteil der digitalen Akte bzw. standortunabhängig verfügbar.

Digitalisierung im Outsourcing

Einen Ausweg bietet hier die MicroData GmbH mit ihrer Posteingangslösung – ein Service für Digitalisierung, Datenerfassung und Archivierung, durch den Unternehmen ihre Poststelle entlasten, Prozesse der Eingangsbearbeitung optimieren und damit Kosten sowie Zeit erheblich reduzieren können. Für Unternehmen und Organisationen aus allen Branchen übernimmt MicroData mit ihrer Posteingangslösung die Digitalisierung sämtlicher Dokumente sowie die damit verbundenen Prozesse im Outsourcing. Dazu gehören das Scannen und Archivieren ebenso wie die Bearbeitung des kompletten Posteingangs mit Klassifizierung und Indizierung zur Einspeisung in nachfolgende Prozesse – MicroData als externe Poststelle!

Basis für papierlose Workflows

Der Poststelle kommt in jeder Organisation eine zentrale Bedeutung zu. Werden dort doch über die Eingangspost – sei es Briefpost, Fax- und E-Mail – die nachfolgenden Verwaltungsprozesse angestoßen. Daher ist es wichtig, genau an dieser Stelle mit der Optimierung von Geschäftsprozessen zu beginnen.

Mit der Posteingangslösung von MicroData können Unternehmen Medienbrüche im Informationsstrom bereits in der Poststelle eliminieren. Die Digitalisierung und Konsolidierung der Eingangspost schafft die Basis für papierlose Workflows und damit für eine grundsätzliche Reorganisation der Verwaltungsprozesse im Unternehmen. Als Komplett-Service besteht die Posteingangslösung aus Dienstleistungen mit dem Einsatz entsprechender Technologien. Im gesamten Projektverlauf geht MicroData gezielt auf die Prozesse des Kunden ein und erarbeitet im direkten Kundenkontakt eine exakte Analyse der individuellen Herausforderungen.

Briefpost wird eingescannt und klassifiziert

Täglich holt ein Kurier die Eingangspost direkt nach Postlieferung in der Poststelle des Kunden ab – oder die Briefe werden sogleich an eine Postadresse bei MicroData weitergeleitet. In den Produktionsräumen in Hamburg-Hamm werden die Briefe zunächst grob vorsortiert. Post an die Geschäftsführung, bestimmte ausgewählte Abteilungen oder Einschreiben gehen sofort ungeöffnet per Kurier wieder zurück an den Kunden.

Der Rest der Briefpost wird geöffnet, die Belege werden aufbereitet (entklammert, entheftet, geglättet) und anschließend auf Hochleistungsscannern neuester Generation eingescannt. Nach dem Scanvorgang wird jeder Beleg entsprechend dem jeweiligen Geschäftsvorfall klassifiziert: Handelt es sich um eine Bestellung, eine Rechnung, ein Response-Element oder allgemeine Korrespondenz? Intelligente OCR-Technologie liest hierfür aus dem Beleg die entsprechenden Stichwörter und Daten aus, weiterführende Prozesse können ihn darauf basierend zuordnen.

Nach ihrer Digitalisierung werden die Briefe elektronisch an den Workflow des Kunden übergeben. Aufgrund der Klassifizierung gelangt die Eingangspost gezielt zum zuständigen Sachbearbeiter bzw. in die richtige digitale Akte. Damit ist der Grundstein gelegt für ein effizientes Arbeiten mit der digitalen Akte, für mehr Transparenz, Kosteneinsparungen und schnellere Prozesse im gesamten Unternehmen.

Bei Bedarf erfasst MicroData neben dem allgemeinen Posteingang auch Bestellungen, Response-Adressen und andere Dokumentarten. Die Papier-Originale hebt MicroData auf Wunsch auch zur Sicherheitsarchivierung in ihren gesicherten Räumlichkeiten oder zertifizierten Einlagerungsunternehmen auf. So kann der Kunde unbesorgt in Richtung papierloses Büro starten.

Vorteile der digitalen Posteingangslösung von MicroData

  • Keine manuelle Ablage mehr
  • Kein Suchen und Warten
  • Keine Kopien
  • Sofortige Aufnahme der Bearbeitung dank kontinuierlicher Übertragung
  • Jederzeitige Verfügbarkeit der Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus

Weitere Lösungen:

Digitaler Rechnungseingang

Digitaler Rechnungseingang
Rechnungen in Papierform werden nach Datum sortiert abgelegt. Oder nach Buchungsnummer? Oder nach Lieferanten?
Das digitale Archiv von MicroData bietet alle Möglichkeiten: einfache Recherche, schneller Zugriff von überall. Hinzu kommen die vielfältigsten Möglichkeiten einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Mehr...

Scannen Ihrer Dokumente

Scannen Ihrer Dokumente
Ob kleine Mengen oder große Volumina, MicroData erledigt für Sie termingerecht mit einem umfassenden Fullservice Angebot das Scannen von Auftragsbestätigungen, Bauakten, Formulare, Kundenakten, Lieferscheine, Rechnungen, Telefaxe, Zeichnungen und vielem mehr im Outsourcing für Unternehmen aller Art.
Mehr...

Aktionspost / Formulare

Aktionspost / Formulare
Umfragen, Gutscheine, Gewinnspiele, Fragebögen, Bestellungen oder andere Marktdaten – mit unseren selbst entwickelten automatisierten Verfahren bieten wir eine qualitativ hochwertige Verarbeitung und Auswertung von Responseelementen in großen Mengen. Auch hoch strukturierte und komplexe Formulare sind für uns kein Problem.
Mehr...

© 2018 Copyright by MicroData / Impressum / Haftungsausschluss / Datenschutzerklärung