Unsere Lösungen

Aktionspost/Formulare

Im täglichen Betrieb eines Scanservice-Dienstleisters ist der Mengenversand eine besondere Herausforderung. Verlage starten zum Beispiel ein Gewinnspiel oder eine Aktion zur Abonnentengewinnung, Aktiengesellschaften lassen Anmeldungen zu ihrer Hauptversammlung direkt an den Scan-Dienstleister schicken, Unternehmen veranstalten Gutscheinaktionen oder lassen ihre Kunden im Zuge einer Umfrage spezielle Fragebögen ausfüllen. Die Fälle sind vielseitig, in denen im Briefkasten von MicroData große Mengen an solchen Response-Elementen, an Werbepost und Infopost eintreffen.

Beratung beim Formulardesign der Response-Elemente

Bei dieser Art der Briefzustellung handelt es sich überwiegend um Formulare. Die darin enthaltenen Informationen extrahiert MicroData schnellstmöglich und stellt sie für weiterverarbeitende Systeme des Kunden zur Verfügung. Für die anspruchsvolle Formularlesung aus Werbeversand und Massenabfertigung hat sich MicroData intensiv mit dem Thema Formulardesign befasst und berät seine Kunden im Vorfeld über die Gestaltung ihrer Formulare und Response-Elemente: Blindfarben, ausreichend große Kästchen, etc. Basierend auf dieser Vorbereitung und über die entsprechende Konfiguration der OCR- und Klassifizierungstechnologie ist MicroData in der Lage, Ausfüll- oder Lesefehler von vornherein auf ein Minimum zu reduzieren.

Automatisierte Verfahren für den Mengenversand

Die Verarbeitung und Auswertung von Response-Elementen, die in großen Mengen vorliegen, bedingt ein gut funktionierendes System aus Hard-, Soft- und Orgware. Also entsprechende Technik, großes Know-how, qualifiziertes Personal und eine durchdachte Ablaufsteuerung. Die MicroData GmbH hat automatisierte Verfahren entwickelt, um ihren Kunden eine manuelle Erfassung eintreffender Response-Adressen zu ersparen. Sie unterstützt diese bereits in der Planungsphase mit der Konzeption des richtigen grafischen Aufbaus für eine maschinelle Datenextraktion. Gleichzeitig passt sie sich dabei an deren Erfassungswünsche und eigene Ausgabeformate an – ein Kundenservice, der sich eng an den Bedürfnissen des Anwenders orientiert.

Formularerkennung und Klassifikation

MicroData verfügt über weitreichende Erfahrungen auf dem Gebiet der Formularerkennung bei hochstrukturierten, komplexen Formularen mit einer extrem hohen Anzahl von Formulareinträgen. Unter Formularerkennung versteht man die automatisierte Erfassung von Informationen aus ausgefüllten Vordrucken oder Fragebögen. Um eine möglichst fehlerfreie und schnelle Erfassung zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die auszuwertenden Seiten möglichst denselben Aufbau haben. Die auszulesenden Inhalte sollten zudem an jeweils der gleichen Stelle im Formular stehen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, führt der Einsatz von IT zu einer massiven Beschleunigung bei der Erfassung der Daten.
MicroData bietet hierfür eine Kombination modernder Hard- und Softwaresysteme, um den Prozess der Formularlesung und Formularbearbeitung weitestgehend zu automatisieren. Die Daten werden flexibel elektronisch erfasst und einer umfassenden Datenextraktion unterzogen. MicroData setzt umfangreiche Softwaresysteme (OCR/ICR-Texterkennungs- und Analyseverfahren) ein, die von Formularen und Karten maschinell die Daten extrahieren. Die Formulare selbst werden digitalisiert, als TIF- oder PDF-Datei abgelegt und dem Kunden übermittelt. Darüber hinaus ist auch eine manuelle Datenfassung von komplexem Formularen und sonstigen Response-Elementen möglich.

Erfolgreicheres Direktmarketing

Besonders für Responseelemente bietet MicroData komplette Lösungen von der Formulargestaltung bis zur Scan- und OCR-Verarbeitung. Durch die zeitnahe Erfassung und Übermittlung der Daten aus den Formularen kann das Unternehmen sie schnell in seine Systeme aufnehmen, darauf Volltextrecherchen durchführen und die Informationen als Druckdatei, interne Datenbank sowie als Internet-Anwendung nutzbar machen oder im Archiv revisionssicher ablegen. Insgesamt stehen die Informationen aus der Briefzustellung im Mengenversand also schneller für ein erfolgreicheres Direktmarketing zur Verfügung.

Vorteile beim Verarbeiten von Aktionspost durch MicroData:

  • Kundenindividuelle Unterstützung beim Formulardesign
  • Volltexterkennung, automatische Datenextraktion, Plausibilitätsprüfung
  • Manuelle Erfassung individueller Vorlagen, Adressaufbereitung
  • Taggleiche Dokumentenverarbeitung
  • Inhaltliche Dokumentenklassifizierung und maschinelle Indizierung
  • Direkte Integration in Kundenanwendungen und -prozesse

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