Kompetenzen

Verstehen und Verarbeiten

Man nehme einen Hochleistungsscanner, einen schnellen Rechner für OCR und zur Dokumentenklassifizierung sowie ein wenig Handarbeit für die Belegaufbereitung und fertig ist das Dokumenten-Management.

Könnte man meinen.

Tatsächlich liegt der Schlüssel für ein leistungsfähiges Dokumenten- und Datenmanagement in der intelligenten Verknüpfung und Steuerung von Einzelprozessen – individuell angepasst an die Anforderungen des Kunden. Erst dadurch ensteht aus diesen Leistungen eine Lösung.

Was wir in den nunmehr über 40 Jahren Dokumenten-Management gelernt haben ist, dass jeder Kunde trotz der scheinbar immer gleichen Prozesse doch seine ganz eigenen Anforderungen an unsere Dienstleistung hat.

Das Verstehen dieser Anforderungen ist unsere Stärke und mithilfe unseres modularen Rahmenkonzepts – Intelligent-Scanning – sind wir in der Lage, unsere Dienstleistung schnell und trotzdem individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen und Ihren Auftrag in hoher Qualität und unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Auflagen zu verarbeiten.

Intelligent Scanning

Mit unserem modularen Konzept – Intelligent Scanning – realisieren wir optimierte und rationelle Anwendungen, um informationsbasierte Prozesse effizient zu gestalten.

Im kombinierten Einsatz einzelner Module ergeben sich vielfältige Möglichkeiten individueller Lösungen, abgestimmt auf die Anforderungen des Kunden.

Modul Akten scannen

Eine Akte bündelt Dokumente zu einem bestimmten Thema. Akten gibt es in den unterschiedlichsten Erscheinungsformen, seien es Krankenakten, Mieter-, oder Personalakten, Objektakten mit Plänen und technischen Zeichnungen, Akten zu Verträgen, Mahnvorgängen etc. Herkömmlich werden sie in Ordnern aufbewahrt und füllen Regalschränke.

MicroData ist Spezialist für das Digitalisieren solcher Papierbestände. Die Akten werden maschinell indiziert, die in ihnen enthaltenen Dokumente maschinell klassifiziert und über ein Volltextrecherchesystem verfügbar gemacht.

Modul Dokumente scannen

Trotz digitaler Kommunikation liegt eine Vielzahl der ein- und ausgehenden Dokumente noch in Papierform vor. Dies können Eingangsrechnungen sein, Wareneingangs- und Ausgangsbelege, Lieferscheine, Frachtbriefe, Bestellungen oder allgemeiner Schriftverkehr.

MicroData bietet für jede dieser Dokumentenarten individuelle Digitalisierungsformen. So werden bei Eingangsrechnungen die Buchungsdaten maschinell extrahiert. Aus Responseformularen, also Rückläufern in Mailingaktionen, werden die angekreuzten Felder erkannt und in weiterverarbeitende Systeme übertragen.

Modul Digitaler Posteingang

Nur wer stets aktuelle Daten hat, kann überhaupt richtig mit seinen Kunden kommunizieren. Ein guter Ort, um mit der Datenpflege zu beginnen, ist die Poststelle. Schon für kleine Mittelständler kann es sich lohnen, deren Betrieb auszulagern.

MicroData bietet eine Komplettlösung für den Posteingang und übernimmt als Outsourcing-Dienstleister für seine Kunden die komplette Posteingangsbearbeitung inklusive sich anschließender Geschäftsprozesse. Als externe Poststelle holt MicroData sämtliche Briefpost vom Postfach des Kunden ab, scannt sie, erfasst die Daten und transferiert Dokumente und Daten selbständig in die Datenbanken und Workflow des Kunden. Auch Faxe und nicht klassifizierte E-Mails nimmt MicroData aus den entsprechenden Eingangskanälen des Kunden entgegen und verarbeitet sie weiter. Alle Dokumentarten werden maschinell klassifiziert und je nach identifizierter Dokumentart die relevanten Daten spezifiziert.

Modul Data Input

Im Rahmen seiner Module für Akten- und Dokumenten-Scanning sowie Digitalen Posteingang setzt MicroData spezialisierte Software für die automatisierte Übernahme des Dateninhalts ein.

Akten werden maschinell indiziert, die in ihnen enthaltenen Dokumente maschinell klassifiziert und über ein Volltextrecherchesystem verfügbar gemacht.

Aus Dokumenten werden die relevanten Daten maschinell extrahiert, z.B. Buchungsdaten der Eingangsrechnungen oder Bestelldaten.

Formulare werden punktgenau erkannt und gezielt die Werte aus einzelnen Feldern ausgelesen. Die Lösung für digitalen Posteingang beinhaltet eine maschinelle Klassifikation der Dokumentenarten sowie des Mail- und Faxeingangs mit anschließender spezifizierter Datenextraktion nach identifizierter Dokumentenart.

Modul Business Processing

Unternehmen und Organisationen aller Branchen können strategische Geschäftsabläufe an MicroData auslagern – komplett oder in Teilbereichen. Durch die Übergabe des Scannens, der Datenextraktion, der Post- und Rechnungsbearbeitung oder der Archivierung können sich die Unternehmen auf ihre Kernprozesse konzentrieren.

MicroData bietet seinen Kunden im Rahmen des Business Process Outsourcing eine hochqualitative Sachbearbeitung, Datenerfassung und Datenbankpflege sowie Workflowsysteme für Inhouse-Lösungen.

Modul Web-Archiv

Das Scannen von Papierbelegen und Extrahieren geschäftsrelevanter Daten sind erst der Anfang. In der Folge geht es darum, die gewonnenen digitalen Informationen schnell im Zugriff zu haben. Dafür gibt es elektronische Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme.

Unternehmen, die ein solches System nicht selbst anschaffen wollen, können diese Funktionalität an MicroData auslagern. Im Outsourcing stellt MicroData seinen Kunden umfangreiche Archiv- und Dokumenten-Management-Funktionen zur Verfügung – über gesicherte Internetverbindungen im eigenen Rechenzentrumsbetrieb. Integrieren lassen sich dort auch Workflowsysteme zur Weiterverarbeitung, z.B. Genehmigungsworkflows für Eingangsrechnungen.

Modul Outputmanagement

Die Ausgabe geschäftlicher Informationen und ihre zielgerichtete Aufbereitung im jeweils benötigten Format sind die Aufgaben von Outputmanagement-Systemen. Dazu gehören IT-Processing, Druck und Kuvertierung sowie der physische und elektronische Versand. Auch diese Aufgaben erledigt MicroData für seine Kunden im Outsourcing.

Modul Physische Archivierung

Für bestimmte Geschäftsdokumente herrschen Aufbewahrungspflichten. Je nach Dokumentart können diese bis zu 30 Jahren betragen. In der Regel können Papiervorlagen nach ihrer Digitalisierung vernichtet werden, da durch die revisionssichere Aufbewahrung ihrer elektronischen Pendants in einem digitalen Archivsystem allen gesetzlichen Vorschriften Genüge getan wird.

Manche Unternehmen wollen jedoch ihre Papieroriginale weiterhin aufheben. In Einzelfällen, etwa bei notariell versiegelten Dokumenten, ist die Aufbewahrung der Originale sogar vorgeschrieben.

Für diese Fälle bietet MicroData seinen Kunden eine physische Aktenarchivierung nach ISO 9001, ISO 27011 und GLP. Brand- und Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung und Zutrittskontrollen sorgen für größtmögliche Sicherheit der Altakten.

Modul Dokumentenvernichtung

Für die sich einer Digitalisierung anschließende Dokumentenvernichtung verfügt MicroData über das komplette Instrumentarium, sowohl in technischer wie rechtlicher Hinsicht.

Wir bieten eine zertifizierte Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 66399 im zugangsgesicherten und videoüberwachten Betrieb.

Modul Inhouse-Lösung

Immer wieder gibt es Kundenprojekte, in denen die zu digitalisierenden Dokumente das Haus unter keinen Umständen verlassen dürfen, sei es aus organisatorischen oder rechtlichen Gründen.

Für diese Fälle kann MicroData seine Dienstleistungen auch direkt im Unternehmen erbringen. Die Poststelle oder die Dokumentationsabteilung wird dann nicht outgesourct, sondern in den Räumen des Kunden betrieben – ausgestattet mit allen dafür erforderlichen technischen wie personellen Ressourcen.